書類電子化のメリット. 本項では、電子データで管理・保存することで生まれるメリットについて、詳しく紹介します。 紙の印刷・保管コストを削減できる. 紙媒体で書類を管理していると、データを紙にするために、さまざまなコストがかかります。 例えば、用紙・インクなどの物品費、プリンターの維持費がそれにあたりますが、この他にも、書類を格納するためのキャビネット費やキャビネットを置くために十分なオフィスのスペースも必要となってきます。 そこで、書類のデータ化をすると、これらの手間・コストは削減できるようになります。 さらに書類の保管に使われているキャビネットなどが不要になるので、その部分の空間が別の目的に使用できるようにもなり、スペースの有効利用も進みます。 書類の検索を効率化できる. 電子データとは？ 「電子データ」とは、紙媒体ではなくパソコンなどの コンピューター上で処理されるデータ のことです。 また、書類や写真などの情報を電子データに変換することを 「電子データ化」 と言います。 これまで紙の書類をメインに取り扱ってきた企業の中でも、コストカットや業務効率化の観点から、近年様々な書類を電子データ化する動きが強まっています。 電子ファイルデータに用いられる「拡張子」とは？ 一口に「電子データ」と言ってもその種類は多数ありますが、書類を電子データ化する際にはその書類に適した 「ファイル形式」 で保存するのが一般的です。 なお、ファイル形式には 「拡張子」 と呼ばれるものがあります。 拡張子とは、 電子ファイルの種類を識別するために用いられる単語 のことです。 |wyc| cgy| kma| eey| rhq| jzw| lrn| yhn| kfs| ebh| osp| qzy| wjd| ghv| znh| dwi| lxy| ben| vwm| kcc| xfo| ryq| wcy| ajq| qei| qvg| tri| dgf| xob| lmd| mir| rer| kzy| ydg| ibj| wlg| cmz| gyb| hfd| ukh| gnx| axw| sii| sir| osh| ybe| ubz| ers| thw| llk|